PMP^®溝通管理方法有哪些

PMP^®(Project Management Professional^®)溝通管理方法主要包括規(guī)劃溝通管理、管理溝通和監(jiān)督溝通三個方面。以下是這三個方面的詳細(xì)解釋：

一、規(guī)劃溝通管理

規(guī)劃溝通管理是基于每個相關(guān)方或相關(guān)方群體的信息需求、可用的組織資產(chǎn)，以及具體項目的需求，為項目溝通活動制定恰當(dāng)?shù)姆椒ê陀媱澋倪^程。其主要作用是及時向相關(guān)方提供相關(guān)信息，引導(dǎo)相關(guān)方有效參與項目，并編制書面溝通計劃。規(guī)劃溝通管理包括以下幾個關(guān)鍵步驟：

溝通需求分析：確定項目相關(guān)方的信息需求，包括所需信息的類型和格式，以及信息對相關(guān)方的價值。

制定溝通計劃：明確需要收集什么信息、在什么時候收集、以什么方式收集，以及什么時候、以什么方式、向誰發(fā)送什么信息。同時，還要確定主要項目相關(guān)方的聯(lián)系方式、關(guān)鍵術(shù)語的定義，以及如何更新溝通管理計劃。

選擇溝通技術(shù)：根據(jù)項目的具體情況和相關(guān)方的需求，選擇合適的溝通技術(shù)，如對話、會議、書面文件、數(shù)據(jù)庫、社交媒體和網(wǎng)站等。

二、管理溝通

管理溝通是確保項目信息及時且恰當(dāng)?shù)厥占?、生成、發(fā)布、存儲、檢索、管理、監(jiān)督和最終處置的過程。其主要作用是促成項目團隊與相關(guān)方之間的有效信息流動。管理溝通包括以下幾個關(guān)鍵步驟：

發(fā)布信息：根據(jù)溝通管理計劃，及時、準(zhǔn)確地發(fā)布項目信息給相關(guān)方。

收集信息：通過適當(dāng)?shù)那篮头绞?，收集項目相關(guān)方的反饋和意見。

存儲和檢索信息：建立有效的信息管理系統(tǒng)，確保項目信息的存儲和檢索方便、快捷。

管理溝通記錄：記錄項目溝通過程中的重要信息和決策，以便后續(xù)跟蹤和評估。

三、監(jiān)督溝通

監(jiān)督溝通是確保滿足項目及其相關(guān)方的信息需求的過程。其主要作用是按溝通管理計劃和相關(guān)方參與計劃的要求優(yōu)化信息傳遞流程。監(jiān)督溝通包括以下幾個關(guān)鍵步驟：

跟蹤溝通實施情況：監(jiān)督溝通活動是否按計劃進行，確保信息的傳遞和接收符合預(yù)期。

評估溝通效果：通過相關(guān)方的反饋和項目的進展情況，評估溝通的效果是否達(dá)到預(yù)期。

調(diào)整溝通計劃：根據(jù)評估結(jié)果和項目的實際情況，及時調(diào)整溝通計劃，以更好地滿足相關(guān)方的信息需求。

四、溝通技巧與原則

在PMP^®溝通管理中，還需要注意以下溝通技巧和原則：

5C原則：即目的明確(Clear Purpose)、表達(dá)正確(Correct Expression)、表達(dá)簡潔(Concise Expression)、邏輯連貫(Coherent Logic)和掌控思路(Controlling Ideas)。

積極傾聽：理解相關(guān)方的需求和意見，及時反饋和回應(yīng)。

理解文化和個人差異：根據(jù)不同相關(guān)方的文化背景和個人特點，調(diào)整溝通策略和方式。

識別、設(shè)定并管理相關(guān)方期望：明確相關(guān)方的期望和需求，制定合理的溝通計劃，確保信息的傳遞和接收符合預(yù)期。